Het viel het nieuwe management direct op: elke keer als het bedrijf iets wilde aanpassen op ICT-gebied, moest het speciaal gebouwd worden. Dat begon op den duur best wat geld en tijd te kosten. Dat moest toch makkelijker kunnen?
Van aanbesteding naar oplossing
Het management, dat benieuwd was naar alle ideeën van softwareleveranciers uit de markt, plaatste een aanbesteding. En niet zomaar eentje. Het was 1 aanbesteding voor alle bedrijfsapplicaties. Deze aanbesteding werd door ons begeleid. Uiteindelijk was er niet 1 softwareleverancier de winnaar, maar wel 5! In een samenwerkingsverband hadden ze namelijk de perfecte oplossing voor alle verschillende afdelingen van het bedrijf.
Werk aan de winkel
25 man ging vervolgens als 1 team aan de slag. Met een projectleider en een key-user van Clever hebben we het project begeleid en de samenhang tussen de softwaresystemen bewaakt. In totaal waren er 14 koppelingen tussen de pakketten nodig om ze samen te laten werken. Je leest het goed: een beste klus dus!
Na 8 maanden ging het bedrijf met 300 medewerkers en 5 nieuwe systemen in 1 keer live. Dit ging helemaal goed. Onze key-user bleef nog een tijdje hangen na de officiële afronding. Hij zorgde ervoor dat alle medewerkers zich de nieuwe werkwijze eigen konden maken.
Wij blij, zij blij
De leidinggevende van Personeelszaken zegt nu pas écht haar adviseursrol te kunnen uitvoeren. Ze heeft nu meer tijd en aandacht voor de medewerkers.
Het openbaar beheerteam is nu veel meer ‘in control’ over het werk wat ze buiten doet. Omdat de medewerkers in dit team alles direct invullen op hun tablet, gaat het proces veel sneller en is de info altijd volledig.
Het weegproces bij het vuiloverslagstation gaat ook veel sneller. De chauffeurs wegen hun wagens met hun tablet. De communicatie gaat super en de inf over de gewichten per wagens zijn 100% actueel.
Het resultaat
Elke afdeling werkt nu met zijn eigen systemen. Door de koppelingen loopt de communicatie tussen de afdelingen vlekkeloos. De medewerkers kunnen hun taken beter uitvoeren en dat doet goed aan de kwaliteit. Een topresultaat! En het mooiste: het bedrijf houdt tijd over om naar de toekomst te kijken en te werken aan innovatieve plannen.
