25 winkels op dezelfde manier laten werken? Een franchise in tweedehandse spullen vroeg ons hierbij te helpen.
1 bedrijfsvoering voor alle winkels
De franchise heeft een belangrijke maatschappelijke functie. De winkels zamelen gebruikte spullen in om weer te verkopen en bieden naast reguliere banen ook werk aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Omdat alle 25 winkels individueel georganiseerd werden, had de franchise haar informatievoorziening niet geheel op orde. Ze vroeg ons te helpen om dit voor elkaar te krijgen:
- 1 bedrijfsvoering voor alle 25 winkels
Elke winkel werkte op haar eigen manier. Er werd met eigen softwareprogramma’s gewerkt, eigen prijsbepalingen, eigen inzamelmanieren. Veel dingen werden niet of soms dubbel geregistreerd. Dat kon efficiënter. - Inzicht in de inkomende en uitgaande spullen
Door de enorme aanvoer aan spullen was het een behoorlijke klus om alle spullen goed te sorteren en te registreren. Wat kan weg? Wat kan de winkel in? Welke medewerkers kunnen deze selectie maken? Hoe wordt dit allemaal vastgelegd?
Onder de loep
Om écht te weten hoe elke winkel werkte, hebben we gesproken met medewerkers. We hebben ze het hemd van het lijf gevraagd over de huidige gang van zaken. Daarna hebben we de bedrijfsprocessen uitgetekend. Op die manier zagen we met de klant hoe alles in de verschillende winkels verliep en waar de mogelijkheden zaten voor verbeteringen in de bedrijfsvoering.
1 softwaresysteem voor alle winkels
Het doel was helder: een efficiënte en eenduidige werkwijze waar alle 25 winkels mee aan de slag konden. We gooiden alle mogelijke verbeteringen op een hoop en schreven nieuwe bedrijfsprocessen uit. We adviseerden de franchise om over te stappen naar 1 centraal softwaresysteem, zodat elke winkel met hetzelfde systeem zou werken. In dit softwaresysteem konden allerlei zaken die voor de franchise belangrijk waren worden vastgelegd:
- Personeelszaken
- Urenregistratie
- Alle opdrachten van de ophaaldienst
- Planning van de chauffeurs
- Kilo- en prijsregistratie van de spullen
Na een paar winkels te hebben geholpen met de implementatie, namen de bedrijfsleiders van de overige winkels de verantwoordelijkheid over en voerden ze de nieuwe processen zelf in hun eigen winkel in.
Resultaat
Na deze implementatiefase staat de nieuwe bedrijfsvoering nu als een huis. Alles is helder georganiseerd. Er wordt nu tijd bespaard, zodat andere zaken opgepakt kunnen worden. Ook werkt elke winkel nu op dezelfde manier. Door het nieuwe systeem zijn onder andere de inkomende en uitgaande spullen met 1 druk op de knop in te zien. Het doel is behaald dus!
